Chữ Kaizen tạm dịch có nghĩa là
sự
thay đổi tốt, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đó là một phương pháp giúp bạn “tổ chức lại cuộc sống mà bạn đã bỏ lỡ”. Cách tốt nhất để mô tả phương pháp này “liên
tục, cải tiến liên tục”. Nó tập hợp một tư duy hoàn toàn mới mà bạn có thể sử dụng để thành
công ở bất kỳ công việc nào, trong bất kỳ dự án nào và trong hầu hết mọi tình huống trong cuộc sống của bạn. Phương pháp này giúp bạn
không chỉ tổ chức theo cách bạn hoàn thành công việc, mà cả cách bạn và nhóm của
bạn hoàn thành công việc, và thậm chí cả cách nhóm của bạn hoàn thành công việc
khi bạn không có mặt.
1 - Nền tảng của triết lý và phương pháp Kaizen
Bao gồm 5 yếu tố sáng lập gồm 5 chữ S tiêu biểu: Sắp xếp - Seiri, Thẳng thớm
- Seiton, Lau chùi - Seiso, Tiêu chuẩn hóa
-Seiketsu, và Bền vững - Shitsuke.
• Sắp xếp - Tách các mục tiêu cần thiết ra khỏi những thứ không cần thiết
và loại bỏ các mục tiêu không cần thiết;
• Thẳng thớm - Tạo sự ngăn nắp, nghĩa là sắp xếp các mục tiêu đề ra để việc
truy cập dễ dàng theo cách có ý nghĩa nhất cho mỗi bản thân;
• Lau chùi sạch sẽ - Giữ cho không gian “trí tuệ” và không gian làm việc sạch
sẽ và gọn gàng;
• Tiêu chuẩn hóa - Hệ thống hóa các mục tiêu cần thiết;
• Bền vững - Tiếp tục nỗ lực trong việc hoàn thiện và thực hiện các mục
tiêu.
2 - Mười nguyên tắc của Kaizen
Áp dụng triết lý Kaizen đòi hỏi mỗi chúng ta cần phải có một suy nghĩ đúng
đắn trong sinh hoạt hàng ngày hoặc ngay cả trong cung cách lãnh đạo một công
ty. Dưới đây là 10 nguyên tắc giải quyết tư duy Kaizen thường được coi là cốt
lõi của triết lý nầy:
1 . Hãy từ bỏ các giả định;
2 . Giữ tinh thần tích cực trong việc
giải quyết vấn đề;
3 . Không chấp nhận hiện trạng - Don't accept the status quo;
4 . Hãy từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo trong đầu và có thái độ thử đi thử lại
(iterative) nhằm thay đổi thích nghi (adaptive change);
5 . Tìm kiếm giải pháp khác mỗi khi bạn tìm thấy sai lầm;
6 . Tạo một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được bình đẳng trong đóng
góp;
7 . Đừng dễ dàng chấp nhận vấn đề, thay vào đó, hãy hỏi "tại
sao" năm lần để đi đến nguồn cội của vấn đề;
8 . Lựa chọn tin tức và ý kiến từ nhiều người khác;
9 . Xử dụng sáng tạo để tìm cách giảm
thiểu chi phí;
10 . Và không bao giờ ngừng cải thiện.
Trong việc điều hành các công ty, triết lý Kaizen dựa trên niềm tin rằng:
· Mọi thứ đều có thể được cải thiện và không có gì là “điều kiện thông thường
trong một khoảng thời gian nào đó” cả (status quo).
· Kaizen cũng dựa trên một nguyên tắc tôn trọng con người;
· Kaizen liên quan đến việc xác định các vấn đề và cơ hội để giải quyết vấn
đề, nhằm tạo ra các giải pháp và đưa chúng về lại quá trình làm việc hữu hiệu hơn.
· Để rồi sau cùng thêm một hay nhiều lần nữa lập lại để từ đó …đưa ra một
phương cách giải quyết tối ưu.
Bảy bước sau đây tạo ra một chu trình để cải tiến liên tục và đưa ra một
phương pháp có hệ thống để thực hiện quy trình này.
Một chu trình tương tự của Kaizen được chắt lọc thành bốn bước - lên kế hoạch,
thực hiện, kiểm tra, hành động - plan, do, check, act - PDCA. Nó còn được gọi
là chu kỳ Shewhart hoặc chu kỳ Deming.
3 - Áp dụng trong lãnh vực kinh tế và thương mại Kaizen được định nghĩa là
một phương cách cải tiến kinh doanh liên tục được thực hiện theo từng bước nhỏ,
bắt nguồn từ Nhật Bản. Ý tưởng tập trung vào việc cải thiện các quy trình và sản
phẩm trong khi sử dụng sự sáng tạo của nhân viên để giúp xác định cách cải thiện
các quy trình và hệ thống. Hai trong số những lợi thế chung của triết lý bao gồm
việc tăng năng suất và duy trì chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
· Làm việc theo nhóm: Làm việc theo nhóm, không phải chủ nghĩa cá nhân, mà
nhằm thúc đẩy ý tưởng Kaizen, lý tưởng để tạo ra một bầu không khí làm việc thoải
mái tất cả mọi người, thay vì một cá nhân.
· Tăng hiệu quả: Một thí dụ, trường hợp hảng xe Toyota đã tạo ra một doanh
nghiệp tinh gọn áp dụng triết lý của Kaizen. Toyota sử dụng lý thuyết Kaizen để
đào tạo nhân viên của mình trong việc kết hợp hoàn chỉnh một chiếc xe, bắt đầu
bằng việc đào tạo bộ nhớ cơ học để nhân viên làm việc với độ chính xác hoàn
toàn. Theo Business Today, điều này giữ cho những chiếc xe lăn khỏi dây chuyền
lắp ráp ở tốc độ chính xác cao. Khi một nhà máy ô tô đạt hiệu quả tối đa, một
vài công nhân sẽ được gỡ bỏ, cho phép công ty tạo ra cùng một lượng ô tô với
chi phí thấp hơn và cho phép nhà máy có lợi nhuận cao hơn.
· Sự hài lòng của nhân viên: Kaizen giúp cải thiện sự hài lòng của nhân
viên bằng cách mời công nhân xem xét các quy trình và hệ thống để họ có thể đưa
ra đề xuất cải tiến. Tham gia làm tăng thêm ý thức về giá trị và sự hài lòng của
nhân viên trong công việc đồng thời giúp thực hiện các ý tưởng mới. Một hệ thống
gợi ý hoặc sử dụng các cuộc họp nhóm để tìm cách cải thiện chất lượng hoặc quy
trình cung cấp cho nhân viên phương pháp đưa ra ý tưởng của họ và tiếp tục điều
chỉnh chúng. Một lợi ích khác của hệ thống này là tăng năng suất, bởi vì người
lao động tham gia nhiều hơn vào quá trình ra quyết định và muốn xem các đề xuất
của họ hoạt động.
· Cải thiện an toàn: Cải thiện an toàn trên sàn làm việc là một lợi ích
khác của việc triển khai Kaizen trong doanh nghiệp của bạn. Điều này xảy ra khi
bạn thực hiện các ý tưởng giúp dọn dẹp các khu vực nơi nhân viên làm việc, cho
phép kiểm soát tốt hơn các thiết bị và quy trình. Huấn luyện an toàn liên quan
đến cả quản lý và nhân viên. Nhân viên được khuyến khích đưa ra các khuyến nghị
để làm cho khu vực làm việc của họ an toàn, cho họ thêm trách nhiệm để làm cho
các đề xuất của họ hoạt động. Điều này giúp cắt giảm các thương tích liên quan
đến tai nạn dẫn đến giảm sản xuất và nhân viên nghỉ làm để giải quyết các trường
hợp khẩn cấp về y y tế.
4 - Áp dụng Kaizen trong đời sống cá nhân
Nếu các nguyên tắc trong triết lý Kaizen có làm bạn cảm thấy bị đè nặng
(burdensome) trong lý thuyết, bạn hãy yên tâm rằng con người tự thân rất khó
tìm kiếm sự cải tiến, có nghĩa là hầu hết các nguyên tắc này có thể được áp dụng
bằng trực giác.
Dưới đây là ba cách bạn có thể bắt đầu thực hiện phương pháp Kaizen trong “công
việc trong đời sống” (work-life) hàng ngày của mình ngay bây giờ. Cho dù bạn có
cố gắng làm việc có hiệu quả hơn đi nữa tại văn phòng bằng cách làm liên tục
cho đến việc hoàn tất công việc, hoặc cố gắng hoàn thành một dự án sáng tạo như
viết một cuốn sách, có những lời khuyên dưới đây có thể giúp bạn dần dần đạt được
kết quả trên bằng ba bước sau đây:
· Xác định nơi nào hay giai đoạn nào làm lãng phí thời gian và năng lượng của
bạn. Một chìa khóa để mở khóa năng suất cao hơn là làm ít hơn, không nhiều hơn.
Nếu bạn không bao giờ có thể tìm thấy thời gian để dành cho các dự án quan trọng
đối với bạn, thì có thể một số thời gian của bạn đang bị lãng phí bởi những nhiệm
vụ không cần thiết. Hãy dự trữ năng suất và năng lượng trong bạn những gì bạn cần
ngưng làm. Nhiều nhà lãnh đạo lớn đã tìm thấy kết quả của bài học vỡ lòng trên.
Họ có thể tự giải thoát mình khỏi những cuộc họp vô ích mà không thực sự đòi hỏi
sự hiện diện của họ.
· Tự hỏi bản thân rằng những bước nhỏ đang đi có thể làm tăng năng suất hoặc
có hiệu quả hơn không? Một khi bạn bắt đầu xác định các khu vực để cải thiện,
điều quan trọng là bắt đầu với những thay đổi ăn khớp với nhau. Nghĩ nhỏ xíu
nhưng kết quả lớn! Ví dụ, nếu bạn đang cố gắng tăng năng suất tại văn phòng để
bạn không phải làm việc trong bữa trưa, hãy suy nghĩ về những thay đổi tối thiểu
có thể giúp bạn hoàn thành điều đó. Có lẽ điều đó có nghĩa là bạn đến nơi làm
việc sớm 15 phút mỗi sáng để bạn không vội vã, hoặc dùng điện thoại để nhắc nhở
bạn nghỉ ngơi, từ đó, bạn ít có khả năng cày cuốc và bỏ qua cái dạ dày đang đói
của mình.
· Dành thời gian để xem lại những công việc đang làm và những gì có thể được
cải thiện. Khi bạn bận rộn, bạn không nên dành thời gian để đánh giá những gì
đã xảy ra và những gì đang diễn ra. Nhưng khi áp dụng triết lý Kaizen, bạn cần
suy nghĩ thêm về những diễn biến đang xảy ra, đặc biệt là mỗi khi bạn cảm nhận
được một sự cọ sát trong suy nghĩ hay trong chuỗi công việc mà bạn đang thực hiện.
Bạn có thể đánh giá chính thức kết quả công việc mình đã thực hiện khi không
làm gì cả. Từ đó, bạn có thể tập trung vào các dự án cho những ngày sắp tới.
Làm như vậy, là bạn đạt được sự cân bằng giữa tối ưu hóa và đánh giá cao bằng
cách tích hợp cả kinh nghiệm tích cực và tiêu cực.
5 - Châm ngôn trong triết lý Kaizen
• Cao điểm (nói về năng lượng và năng suất) trong ngày của bạn là gì và
lúc nào?
• Yếu điểm của bạn ở thời điểm nào trong ngày?
• Bạn có thể cải thiện điều gì cho lần tới?
• Bạn có cảm thấy tự hào về những việc mình đã làm và hoàn tất hôm nay
không?
• Và sau cùng, bạn đã rút tỉa được gì?
6 - Kết quả của việc sử dụng triết lý Kaizen
Kaizen là sự lựa chọn nhằm thay thế cho cảm giác thất bại và các thất bại
mà chúng ta đã trải qua sau khi đặt ra các mục tiêu có quá nhiều tham vọng. Và
trong khi Kaizen có thể đem lại sự “thay đổi cuộc sống của bạn”, và nó có thể
thay đổi một cách đáng kể những thành quả
trong cuộc đời của bạn. Trong cuộc sống, Kaizen có thể mang lại:
· Tập trung vào việc cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp
cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi ngược lại với những nỗ lực lớn của bạn có thể làm bạn nản chí và bỏ dở nửa chừng.
· Kaizen khuyến khích việc xem xét “lại” kỹ lưỡng hơn những dự định của bạn
hầu giảm thiểu sai lầm và lãng phí.
· Bạn không còn mất nhiều thì giờ để kiểm soát lại nữa vì các lỗi lầm đã được
giảm thiểu tối đa do việc “suy nghĩ đi, suy nghĩ lại”.
· Từ đó, tinh thần làm việc bạn tăng lên, vì chính bạn đã ý thức và cảm nhận
được giá trị và mục đích trong việc làm của bạn.
Trên đây là một số suy gẫm về
triết lý Kaizen, người viết đã “góp nhặt cát đá” trên
google và mang áp dụng vào chính bản thân; để rồi từ đó diễn đạt thành lời qua
lăng kính “kinh nghiệm” cả thành công lẫn thất bại trong suốt cuộc sống đã qua.
Có những thất bại trong quá khứ, và sau khi hiểu và cảm nhận được triết lý
Kaizen như ngày hôm nay, thiết nghĩ chính bản thân có thể tiết giảm được một số
thất bại của những ngày qua!
Và dù gì đi nữa, Kaizen, thiết
nghĩ trong một chừng mực nào đó mang lại cho ta “chánh niệm”, một niệm “chánh”
trong Bát Chánh Đạo của Phật giáo. Từ đó, chính chánh niệm nầy sẽ thay thế thay
tạp niệm, và ta có thể buông bỏ được tánh ngông cuồng của cái Ngã trong chính
ta!
Xin chia xẻ cùng Quý Bà Con
để mỗi chúng ta nhìn lại chính bản lai diện mục của mình…
* Mai Thanh Truyết
Nhuận
sắc 24-12-2021
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire